RFP（提案依頼書）に基づいて提出された、システム業者からの提案書は、どのように評価すればよいでしょうか。
RFPって何？という方は、こちらの記事からお読みください。
策定したRFPは、作って終わりではありません。「提案依頼書」という名の通り、依頼したシステム業者から提案書が出されますので、それを評価する作業が待っています。提案書をしっかり評価できるようにしておくと、その後のプロジェクトをスムーズに進めることができるようになります。
ここでは、RFPで提出された提案書を評価する際に、どのような点に注意しておくべきかお伝えしたいと思います。
注意点➀ 評価プロセスを予め決めておく
予め、提案を評価するためのプロセス・手順を決めておきます。例えば、システム業者が複数存在する場合は、段階的な絞り込みを行うことが考えられます。まずは提案書の内容を評価して2～3社に絞り込み、その後システム業者のプレゼンテーションをみて1社に決定する、などです。
あるいは、社内での評価についても、まずは担当者が評価を行い、その結果を踏まえて経営者が意思決定する、などのプロセスを検討しておくことが考えられます。提案書の内容を精査するだけでも相応の労力が必要になりますので、効果的・効率的な評価プロセスを決めておきましょう。
注意点② 評価事項を予め決めておく
次に、どのような観点で評価するのかも明確にしておきます。例えば、金額は安いけれど、望んだ機能が十分満たされていない場合はどう評価したらよいでしょうか。ほとんどの機能は満たされているけれど、企業として絶対に譲れない機能が実現できない提案だったらどうでしょう。情報システム導入時には様々な制約があり、その中で現実的なプランに落とし込む必要があります。そのときに、どの点を重視する・重視しないかを予め決めておくのです。
いざ提案書が出てくると、どのように評価するかは人によって違いが生じやすいものです。しっかりと評価ルールを決めて、良いベンダー選定を行えるように準備しましょう。
いかがでしたでしょうか。システム業者の提案書を評価する際に注意すべき点について、ご理解いただけましたか。
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